KPIs de Automatización: Horas Recuperadas, Errores Eliminados

• La base de referencia es el artefacto más importante del proyecto, y debe preceder a la construcción.
• Las horas devueltas son el titular, contado de observación en lugar de estimaciones.
• Los errores eliminados generalmente valen más de horas, y rara vez se mide.
• El tiempo del ciclo es lo que las experiencias del cliente; la tarea cuenta son los informes del software.
• La adopción lo decide todo: una automatización no utilizada tiene un registro de horas de trabajo perfecto.
• Las tareas procesadas, las horas de trabajo y la tasa de automatización son insumos, no resultados.

Esta pieza trata de medir la automatización correctamente. ¿Qué números importan, por qué la base tiene que existir antes de que cambie algo, cómo contar las horas devueltas sin engañarse a sí mismo, y que comúnmente reportó métricas no le dicen nada. Simplemente: si no lo midió antes, no puede reclamarlo después.

Orientación para propietarios y operadores. Nada aquí es asesoramiento financiero o contable. Los cálculos de costos laborales y cualquier decisión que afecte a la dotación de personal deben involucrar al contador del negocio y, donde el empleo se ve afectado, asesor calificado.

• Por qué viene primero. Después de que el proceso cambie, nadie puede reconstruir lo que cuesta antes. La memoria es generosa sobre la mejora.
• Qué grabar. Cuánto tiempo lleva el proceso final a fin, cuánto de eso está esperando en lugar de trabajar, cuántas personas lo tocan, con qué frecuencia produce un error, y qué costo de error corregir.
• Cómo conseguirlo. Observación por una semana o dos, no una encuesta. Pregunte a alguien cuánto tiempo tarda una tarea y la respuesta es el tiempo que tarda cuando va bien, que no es el promedio.
• La tasa de excepción. Qué parte de los casos salen de la ruta estándar, porque ese número determina cuánto de la automatización de procesos puede manejar, como se detalla en describir un proceso antes de automatizarlo.
• La versión directa. La medición basal revela que el proceso es peor que cualquiera reclamado, lo cual es incómodo y es el punto.
• Quien lo graba. Alguien que no será juzgado por el número.

• La definición. Las horas-persona ya no se gastan en el proceso, medido después de que la automatización se haya asentado en lugar de en la primera semana entusiasta.
• El cálculo. Horas de referencia por período menos horas actuales por período, incluyendo el nuevo trabajo que la automatización creó — manejo de excepción, revisión de artículos marcados, y mantenimiento del sistema.
• El error que lo inflama. Contando las horas que el viejo proceso consumió e ignorando las horas que el nuevo requiere. Un proceso que duró veinte horas y ahora toma cuatro más tres de manejo de excepción devuelto trece, no dieciséis.
• Qué horas se hacen. Esta es una decisión de negocio, no una medida. Capacidad de crecimiento, reasignación a trabajos de mayor valor o reducción de horas extraordinarias. Siendo explícito acerca de lo que evita la brecha incómoda entre un ahorro prometido y una nómina que no cambió.
• La conversión al dinero. Horas veces un costo totalmente cargado, computado con el contador en lugar de con una figura de salario.

• Por qué está infravalorado. Los errores son episódicos e invisibles en conjunto, por lo que las empresas subestiman hasta que son contados.
• Qué contar. Trabajo, pagos duplicados, pedidos incorrectos, plazos perdidos, facturas incorrectas, fallos de cumplimiento y la buena voluntad del cliente pasó a pedir perdón.
• El costo de un error. Tiempo para detectar, tiempo para corregir, el costo financiero directo, y el costo de la relación. La mayoría de las empresas nunca han calculado esto para sus modos de falla comunes.
• La comparación. Tasa de error antes y después, en la misma definición, durante un período comparable.
• La sutileza. La automatización elimina algunos errores e introduce a otros — una misclasificación, un error de enrutamiento, un error de extracción. La medida honesta es neta, y los nuevos errores deben ser contados en lugar de excusados.
• Donde es más difícil. Procesos que tocan el dinero o el cumplimiento, donde un error prevenido puede superar un año de horas ahorradas, como se cubre en lo que coincide con las capturas.

• La definición. Tiempo transcurrido desde el gatillo hasta la terminación, incluyendo la espera.
• Por qué importa más que esfuerzo. Una cita que lleva veinte minutos de trabajo y cuatro días para llegar al cliente es una cita de cuatro días en cuanto al cliente.
• La división a seguir. Tiempo de trabajo versus tiempo de espera. La automatización generalmente reduce el tiempo de espera mucho más que el tiempo de trabajo, y reportar sólo horas totales oculta la mejora que el cliente notó.
• Donde se convierte en ingresos. Cifras más rápidas cierran más a menudo, facturas más rápidas se pagan antes, respuestas más rápidas ganan más leads, como se explora en donde los puestos de trabajo.
• Cómo se mide. Más mediana que media, porque un puñado de casos atascados distorsionan el medio y ocultan la experiencia típica.

• El modo de falla. Una automatización perfectamente funcional que la gente trabaja alrededor, por lo que el viejo proceso continúa en paralelo y el negocio paga por ambos.
• Qué medir. La parte de los casos elegibles que pasan por el camino automatizado, y la parte de las personas que lo utilizan como diseñado.
• Por qué la gente trabaja a su alrededor. Por lo general porque no maneja sus casos reales, porque nadie los entrenó, o porque no fueron consultados y muestra.
• La alerta temprana. La adopción que comienza alta y disminuye significa que el sistema maneja los casos fáciles y falla los reales.
• La solución. Pregúntale a la gente que trabaja alrededor de él lo que no maneja. La respuesta es casi siempre específica y fijable.
• El principio. Una automatización con excelentes métricas técnicas y baja adopción ha fracasado, independientemente de lo que diga el dashboard.

• Tareas procesadas. Volumen de actividad, no valor. Un sistema procesando diez mil tareas puede estar haciendo trabajo que no necesitaba hacer.
• Hora de arriba. Necesario y no informativo. Nadie compró automatización para horas de trabajo.
• Tasa de automatización. La parte de un proceso manejado sin un ser humano, lo que suena significativo y no es, empujarlo más por automatizar casos que deben ser revisados hace que las cosas empeoren.
• Tiempo guardado por tarea, multiplicado. Un cálculo que convierte una estimación de dos minutos en una cifra anual con tres dígitos de falsa precisión.
• Costo por transacción, en aislamiento. Útil sólo contra el costo de base de la misma transacción antes.
• Una prueba rápida. ¿Este número cambiaría si la automatización estuviera haciendo lo correcto perfectamente? Si es así, no está midiendo los resultados, como se establece en entradas versus productos.

• Cinco líneas. Horas devueltas este mes contra la base de referencia. Tasa de error contra la base de referencia. Tiempo medio del ciclo contra la base de referencia. Tasa de adopción. Excepciones manejadas y lo que las causó.
• El análisis de la excepción. El elemento recurrente más útil, porque el patrón en excepciones le dice qué construir después y cómo es el proceso.
• La disciplina de comparación. Siempre contra la base registrada, nunca contra el mes pasado, así que la deriva durante un año se mantiene visible.
• Duración. Quince minutos. Si tarda más tiempo, las métricas no están preparadas para tomar decisiones.
• La decisión que debe producir. Ampliar, ajustar o parar — con dejar de ser un resultado legítimo que debe ser ejercido ocasionalmente.

El proceso observado en lugar de encuestado. Tiempo final a fin, tiempo de espera, personas involucradas, tasa de error, costo de error y tasa de excepción registrada por alguien que no está siendo juzgado por el resultado.

La automatización vive junto al proceso existente. Nuevos errores que introduce contados junto a los que elimina. La adopción rastreó desde la primera semana.

Horarios devueltos netos de nuevo trabajo, tasa de error neto de nuevos errores, tiempo medio de ciclo y adopción, todo contra la base de referencia registrada. La decisión adoptada sobre esos cinco números.

Astra Results Marketing registra la base de referencia antes de construir cualquier cosa, por observación en lugar de preguntar, y por alguien que no será juzgado por el número, porque un proyecto sin una base de referencia sólo puede ser evaluado en el panel del proveedor.

Las horas devueltas son contados netos de la manipulación de la excepción y mantenimiento que crea la automatización, los errores son contados netos de los nuevos que introduce, y la adopción se rastrea de la semana uno porque una automatización no usada tiene un registro de tiempo completo. Donde la lectura honesta dice parar, esa es la recomendación. Los avances comienzan con una medición de base a través de nuestra consultoría empresarial equipo.

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Porque después de que el proceso cambie nadie puede reconstruir lo que cuesta antes, y la memoria es generosa acerca de la mejora. Recordar el tiempo final a fin, cuánto de él está esperando en lugar de trabajar, cuántas personas lo tocan, la tasa de error y lo que un error cuesta —por observación durante una semana o dos en lugar de por encuesta, ya que preguntar cuánto tiempo tarda una tarea produce el tiempo que tarda cuando va bien.

Horas de referencia por período menos horas actuales por período, incluyendo el nuevo trabajo creado por la automatización: manejo de excepciones, revisión de artículos marcados y mantenimiento del sistema. Un proceso que duró veinte horas y ahora toma cuatro más tres de manejo de excepción devuelto trece, no dieciséis. Convertir en dinero utiliza un costo totalmente cargado calculado con el contador, no una cifra de salario.

Debido a que los errores son episódicos e invisibles en conjunto, por lo que las empresas subestiman hasta que se cuenten: retrabajo, pagos duplicados, pedidos incorrectos, plazos perdidos, facturas incorrectas, fallos de cumplimiento y la buena voluntad gastada en disculparse. En procesos que tocan el dinero o el cumplimiento, se puede evitar un error superior a un año de horas ahorradas. La medida debe ser neta, ya que la automatización también introduce sus propios errores.

El tiempo del ciclo es transcurrido desde el gatillo hasta la terminación incluyendo la espera, que es lo que el cliente experimenta — una cita que toma veinte minutos de trabajo y cuatro días para llegar es una cita de cuatro días. Los recortes de automatización esperan mucho más tiempo que el tiempo de trabajo, por lo que reportar sólo horas oculta la mejora que los clientes notan. Seguimiento de la mediana, ya que los casos atrapados distorsionan el promedio.

Debido a que una automatización perfectamente funcional que la gente trabaja alrededor significa que el viejo proceso continúa en paralelo y el negocio paga por ambos. Medir la parte de los casos elegibles que pasan por el camino automatizado. La adopción que comienza alta y disminuye significa que el sistema maneja casos fáciles y falla en los reales, y preguntando a la gente que trabaja a su alrededor lo que no maneja generalmente produce una respuesta específica y fija.

Tareas procesadas, que es actividad en lugar de valor. Tiempo de actualización, que es necesario e informativo. Tasa de automatización, que empeora cuando se empuja más por automatizar casos que deben ser revisados. El tiempo ahorrado por tarea se multiplicó en una figura anual con falsa precisión. La prueba: ¿ cambiaría este número si la automatización estuviera haciendo lo incorrecto perfectamente?

¿Listo para la autosuficiencia? Astra Results Marketing registra la base por observación antes de construir, cuenta horas y errores netos de lo que la automatización crea, rastrea la adopción de la semana uno, y recomienda detenerse cuando la lectura lo dice. Astra Results Marketing · 1101 Brickell Ave, Miami, FL 33131 · +1 (786) 321-2866 · [email protected] Encuéntranos. Google · Yelp ▸ LLAMAR AL (786) 321-2866 · ▸ SOLICITE SU CONSULTA